LIFO i FIFO

Efektywna organizacja magazynu jest kluczowa dla produktywności i rentowności. W wielu firmach nieodpowiednie strategie składowania powodują jednak wysokie koszty zapasów, utrudniają planowanie i prowadzą do utraty wartości. Zwłaszcza w przypadku towarów łatwo psujących się lub materiałów gabarytowych ważne jest dobranie właściwej zasady.

Istnieją dwa podstawowe podejścia, które w znacznym stopniu wpływają na sposób przemieszczania i wyceny zapasów: LIFO (Last In – First Out) i FIFO (First In – First Out). Czym dokładnie różnią się LIFO i FIFO? I która metoda sprawdzi się w danej branży? 

Różnica między LIFO a FIFO

Kolejność zużycia LIFO i FIFO należy do najważniejszych podstaw logistyki magazynowej. Obie metody określają, w jakiej kolejności przemieszczasz, wyceniasz i sprzedajesz towary.

FIFO wyjaśnione: jak działa „First In – First Out”

Zasada FIFO (First In – First Out) oznacza, że towary przyjęte do magazynu jako pierwsze są również pierwsze wydawane. Przebieg jest więc uporządkowany w czasie: starsze zapasy opuszczają magazyn przed nowszymi. Dzięki temu firmy unikają sytuacji, w której towar się przedawnia lub pozostaje nieużywany.

W branżach z produktami łatwo psującymi się FIFO jest niezbędne, aby zapobiegać stratom. Szczególnie w przemyśle spożywczym i farmaceutycznym zapewnia ono, że starsze partie są sprzedawane w pierwszej kolejności. Typowy przykład to supermarket: pracownicy świadomie odkładają nowe dostawy na tył półki, a starsze produkty przesuwają do przodu. W ten sposób „rotuje się” zapas, a produkty o krótszym pozostałym terminie ważności jako pierwsze opuszczają magazyn lub półkę.

Do takiej formy składowania szczególnie nadają się regały przepływowe, ponieważ zapewniają przejrzystą strukturę i dobrą widoczność. Podczas gdy FIFO jest nieodzowne przede wszystkim w sektorach z datami ważności, LIFO opiera się na zupełnie innej logice. Przyjrzyjmy się jej bliżej.

LIFO wyjaśnione: jak działa „Last In – First Out”

LIFO (Last In – First Out) jako kolejność zużycia oznacza, że towary przyjęte do magazynu jako ostatnie są wydawane jako pierwsze. Przebieg odpowiada więc „logice stosu”: pracownicy preferencyjnie pobierają nowsze zapasy, ponieważ leżą one na wierzchu lub z przodu, podczas gdy starsze pozostają w tle.

Metoda ta nadaje się szczególnie dla branż, w których produkty nie są łatwo psujące się lub gdzie liczy się przede wszystkim szybka dostępność nowych partii. Typowe przykłady to handel materiałami budowlanymi lub handel metalami, gdzie materiały takie jak belki stalowe, rury czy prefabrykaty betonowe muszą być składowane elastycznie i solidnie.

W praktyce LIFO często realizuje się za pomocą dynamicznych systemów regałowych, takich jak regały push-back. Palety są wsuwane jedna za drugą na ruchomych wózkach lub torach rolkowych, tak że przy każdym pobraniu kolejna paleta automatycznie przesuwa się do przodu. W ten sposób logikę stosu można zrealizować efektywnie i oszczędnie pod względem miejsca.

Wycena zapasów przy FIFO i LIFO

Aby prawidłowo wykazywać zapasy, firmy muszą regularnie rejestrować stan początkowy, stan końcowy oraz wynikający z nich stan pozostały. Dane te są potrzebne do poprawnej wyceny zapasów i sporządzania rzetelnych sprawozdań finansowych.

Oprócz kolejności zużycia LIFO i FIFO istnieją także inne metody, jak HIFO (Highest In – First Out) czy LOFO (Lowest In – First Out). W praktyce mają one niewielkie znaczenie, jednak są teoretycznie omawiane w kontekście wyceny cen zakupu.

W czasach zmiennych cen zakupu wybór metody kolejności zużycia może wpływać na zysk, a tym samym na obciążenia podatkowe. Dlatego firmy powinny rozpatrywać tę decyzję nie tylko logistycznie, lecz także z perspektywy ekonomicznej i rachunkowej.

Aspekty prawne i podatkowe 

W dyskusji nad wyborem między LIFO a FIFO centralną rolę odgrywa niemiecki kodeks handlowy (HGB). Zgodnie z § 256 HGB zarówno LIFO, jak i FIFO są dozwolonymi uproszczonymi metodami wyceny w prawie bilansowym, o ile odpowiadają zasadom prawidłowej rachunkowości.

Z punktu widzenia podatków w Niemczech wyraźnie uznaje się jedynie metodę LIFO (§ 6 ust. 1 pkt 2a EStG). Metoda FIFO nie znajduje zastosowania w prawie podatkowym, ale jest powszechnie używana w praktyce bilansowej – zwłaszcza przez firmy o międzynarodowych powiązaniach, ponieważ FIFO jest standardem w ramach Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej (MSSF/IFRS).

Ponieważ wybór metody wyceny zapasów bezpośrednio wpływa na wykazywany zysk i obciążenia podatkowe, warto wcześnie skorzystać z pomocy doradcy podatkowego lub biegłego rewidenta. Mogą oni pomóc wdrożyć właściwą metodę w sposób zgodny z prawem i ekonomicznie uzasadniony.

FIFO i LIFO w wskaźnikach i controllingu

Wybór między LIFO a FIFO wpływa również bezpośrednio na kluczowe wskaźniki, istotne dla oceny i zarządzania zapasami. Stanowią one podstawę poprawnej wyceny zapasów i wyprowadzania decyzji biznesowych.

W controllingu, planowaniu i zarządzaniu wartości te są niezbędne. Tylko na podstawie wiarygodnych wskaźników firmy mogą optymalizować zapasy, obniżać koszty i zapewniać bezpieczeństwo dostaw. Po omówieniu metod i ich skutków pojawia się pytanie praktyczne: jak wybrać właściwą strategię?

Wskazówki praktyczne przy wyborze odpowiedniej metody

Wybór odpowiedniej strategii składowania zależy od wielu czynników – od rodzaju produktu, przez strukturę magazynu, po wymagania prawne. 

Rodzaj produktu

W przypadku produktów o ograniczonej trwałości FIFO jest jedynym rozsądnym wyborem. Żywność, produkty farmaceutyczne czy kosmetyki muszą być składowane zgodnie z zasadą „First In – First Out”, aby uniknąć utraty jakości i problemów prawnych (np. przekroczonych terminów ważności).

W przypadku dóbr trwałych i odpornych, takich jak materiały budowlane, metale czy części zamienne do maszyn, LIFO jest często bardziej praktyczne. Ponieważ trwałość nie odgrywa tu roli, liczy się szybki pobór najnowszej dostawy, zwykle składowanej w pobliżu strefy przyjęć.

Wielkość i struktura magazynu

W mniejszych, przejrzystych magazynach z wyraźnie oznaczonymi regałami lub regałami przepływowymi FIFO można wdrożyć bardzo efektywnie. Tam pracownicy lub systemy automatyczne bez problemu pobierają najpierw starsze zapasy.

W rozległych magazynach lub przy składowaniu blokowym i stosowym, jak to często bywa w handlu materiałami budowlanymi, FIFO napotyka ograniczenia. LIFO jest tu praktyczniejsze, ponieważ nowe towary często układa się przed starymi – reorganizacja wiązałaby się z dużym nakładem czasu i kosztów.

Zaangażowanie kapitału

FIFO sprawia, że starsze towary są wydawane w pierwszej kolejności. Zmniejsza to ryzyko nadmiernych zapasów, odpisów czy wręcz kosztów utylizacji. Kapitał nie pozostaje niepotrzebnie związany w magazynie, co odciąża bilans.

LIFO może przynieść korzyści podatkowe w okresach rosnących cen zakupu. Ponieważ najpierw zużywa się towary kupione później – a więc drożej – księgowany jest wyższy koszt materiałów. Wykazywany zysk spada, a wraz z nim obciążenia podatkowe. Tworzy to krótkoterminową płynność, którą można wykorzystać w innych obszarach firmy.

Wymogi prawne

Podczas gdy kodeks handlowy (HGB) dopuszcza zarówno FIFO, jak i LIFO, niemieckie prawo podatkowe wyraźnie uznaje tylko metodę LIFO (§ 6 ust. 1 pkt 2a EStG). FIFO nie ma znaczenia podatkowego, ale jest często stosowane w kontekście międzynarodowym – np. zgodnie z MSSF/IFRS, globalnie uznawanym zbiorem zasad rachunkowości.

Firmy prowadzące działalność międzynarodową muszą zatem sprawdzić, które regulacje są decydujące dla ich sprawozdawczości finansowej. Nieprawidłowe postępowanie może przynieść nie tylko niekorzystne skutki podatkowe, lecz także problemy podczas kontroli.

Dodatkowo firmy powinny zwracać uwagę nie tylko na samą metodę, lecz także na stan stosowanych systemów regałowych. Regularne inspekcje regałów zapewniają efektywną implementację. A co się dzieje, gdy wybierze się niewłaściwą metodę? Na to pytanie odpowiada spojrzenie na ryzyka.

Jakie ryzyka wynikają z niewłaściwej strategii?

Zły wybór strategii składowania ma bezpośredni wpływ na koszty, efektywność i satysfakcję klientów. W branży spożywczej nieprawidłowe wdrożenie może mieć wręcz fatalne skutki. Jeśli np. paleta jogurtu jest stale przesuwana na tył chłodzonej półki, starsze kubeczki przeterminują się, zanim trafią do sprzedaży. To nie tylko strata towaru, lecz także koszty utylizacji i – w najgorszym przypadku – szkody wizerunkowe, gdy klienci zareklamują zepsute produkty.

Również w handlu materiałami budowlanymi widać, jak problematyczna może być błędna strategia składowania. Jeśli nie stosuje się tam LIFO, lecz omyłkowo wdraża FIFO, starsze palety z cegłami lub profilami metalowymi często pozostają głęboko w stosie. Związuje to kapitał na długi czas i blokuje cenną przestrzeń magazynową. Dodatkowo pracownicy muszą poświęcać więcej czasu i wysiłku, by dotrzeć do tych zapasów. To więc wyraźna utrata efektywności, która obciąża całą logistykę magazynową.

Wnioski

Decyzja między LIFO a FIFO nie jest kwestią „lepiej” czy „gorzej”, lecz dopasowania. W zależności od branży, produktu i struktury magazynu jedna z metod pokaże swoje mocne strony – czy to w ochronie przed psuciem się towaru, optymalizacji wskaźników, czy korzyściach podatkowych. Uwzględnienie tych czynników stanowi podstawę efektywnego gospodarowania zapasami i zrównoważonej strategii firmy.

Chcesz wiedzieć, które systemy regałowe najlepiej pasują do Twojej strategii LIFO lub FIFO? Nasi doradcy chętnie pomogą – skontaktuj się z nami już teraz, aby uzyskać indywidualną konsultację.